15 Mar

La falsa productividad de las oficinas abiertas

El modelo de las oficinas diáfanas, sin despachos cerrados ni cubículos, se implantó hace años. Hubo alguna bofetada que otra, porque el despacho fue considerado desde siempre como un símbolo de estatus en la empresa y a alguno le costó renunciar al espacio privativo que con tanto esfuerzo y sudor había conseguido arañar. Pero los presidentes y CEO’s más modernos dieron ejemplo, bajando a las trincheras y mezclándose con los soldados rasos, sentándose a trabajar codo con codo con los empleados “normales y corrientes” en espacios abiertos y a la vista de todos.

 

Y los números lo justificaban. La mejor manera de optimizar el espacio, maximizar la ocupación y reducir los costes era con una disposición diáfana. Los jefes terminaron aceptando y abrazando el modelo, porque estar cerca de sus subordinados les permitía supervisar y controlar más y mejor el día a día. En espacios abiertos sería más difícil distraer las horas subrepticiamente en las redes sociales porque todos estarían más expuestos a las miradas ajenas. Existiría un mayor control, una mayor motivación y un incremento de la productividad.

 

El modelo del open-space ahora lleva una etiqueta nueva, a saber, la del espacio colaborativo. En lugar de hacer énfasis en el control y fiscalización del rendimiento, el espacio es ahora una herramienta de mejora de la productividad a través de la colaboración y trabajo en equipo de sus ocupantes. Se trata de crear ambientes que inviten —e inciten— a que los trabajadores realicen esfuerzos colectivos, en detrimento de la individualidad y aislamiento del anacrónico modelo de despacho cerrado. La teoría dice que los millennials prefieren este tipo de modelo, una realidad internalizada por los departamentos de recursos humanos de las empresas, hasta el extremo de que el workplace es una herramienta fundamental en la atracción y retención de talento.

 

Ahora bien, nos preguntamos si no estaremos ante una falsa sensación de productividad. ¿De verdad es productivo el espacio diáfano? ¿Cómo de fácil es trabajar en un espacio en el que oyes todo lo que sucede a tu alrededor? ¿Es productivo que todos escuchemos las conversaciones de los demás? ¿No hay demasiadas distracciones?

 

open space productividad oficina

 

Si has trabajado en un espacio abierto —como el de la foto—, ¿te ha dado la sensación de estar participando en una conversación constante de 9am a 6pm con los compañeros que tenías enfrente?

 

Con el auge del trabajo remoto y del trabajo flexible, muchos se han dado cuenta de que una hora trabajada desde casa, equivale a tres horas trabajadas en la oficina. Porque en tu casa, nadie te ofrece ir a tomar un café, ni eres invitado a participar en reuniones superfluas, ni debes rendir cuentas de lo que has hecho durante el fin de semana. Y por supuesto, desde tu casa no has de soportar el ruido ambiente típico de cualquier oficina abierta.

 

Algunos estudios indican que los beneficios de las oficinas diáfanas, supuestamente derivados de una mayor colaboración y trabajo en equipo, se contraponen a unos efectos considerablemente negativos sobre la productividad. Porque, aunque el open-space ofrezca la sensación de estar en una empresa moderna, innovadora, transparente y “cool”, la realidad es que también perjudica la capacidad de atención, la productividad, el pensamiento creativo y la satisfacción. Se afirma incluso que los espacios completamente abiertos generan desamparo en algunas personas y que ciertos niveles de privacidad son imprescindibles para la mejora del rendimiento. Por no hablar de cómo la gripe y los resfriados se extienden en oficinas diáfanas. Da para pensar, ¿no?

 

Todos tenemos compañeros que hablan muy alto por teléfono, o que mastican chicle con la boca abierta, o que aporrean vengativamente el teclado. Hay personas a las que les gusta reunirse al lado tuyo, para discutir algo de trabajo o para comentar el partido del domingo. Algunos insisten en no silenciar nunca el tono de su móvil. Y hay compañeros que se creen con el derecho a interpelarte en cualquier momento, o a interrumpirte con cualquier asunto, comentario o cotilleo de pasillo.

 

¿Significa esto que el modelo de open-space está condenado? No necesariamente, pero si las empresas quieren seguir optimizando el uso de sus espacios con este tipo de distribución, deberán hacer ciertas concesiones e imponer determinadas normas. Por ejemplo, la privacidad tiene que ser posible, y esto no quiere decir que sólo existan salas de reuniones como alternativa. Es necesario acotar espacios multi-función para uso individual y privado de los empleados cuando lo necesiten. Por ejemplo, pequeñas salas en las que hacer una videollamada, sin tener que usar una sala de reuniones de seis personas, o salitas en las que uno pueda ir a trabajar sin distracciones ni ruidos.

 

Y ha de permitirse el trabajo remoto. No puede haber salitas de privacidad para todos, así que ¿por qué no relajar los horarios y avanzar hacia un modelo más flexible y de mayor conciliación para los empleados?

 

Y dejemos que los trabajadores puedan ponerse auriculares en la oficina, e instauremos una norma no escrita; si uno lleva auriculares, es que no quiere ser molestado.

 

Y por favor, bajemos la voz. Y mastiquemos con la boca cerrada.


 


9 Comments

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  1. Ignacio Fernández Solla

    Marzo 16, 2017 at 9:07 am

    Muy buen artículo. Efectivamente, trabajar en open plan tiene ventajas e inconvenientes. Los maduros nos acordamos de los muchos inconvenientes de aquellos despachos del pasado, con los jefes fumando como carreteros, sin enterarse de nada…

    Yo prefiero claramente las ventajas del open plan a sus inconvenientes.

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    • WorldOfficeForum

      Marzo 16, 2017 at 9:12 am

      Estamos de acuerdo Ignacio, pero también hubo una época en la que todos fumaban en la sala diáfana…. Gracias por la aportación. Saludos.

      Responder
    • Jorge Zanoletty Larrea

      Marzo 16, 2017 at 12:13 pm

      Yo encendía un Romeo y Julieta Churchill todas las mañanas (aquellos maravillosos años…), allá por 1980, cuando empezaba la jornada en mi despacho del Banco de Bilbao de Londres. En plan Mad Men. Sin whisky, aunque en algunas visitas a clientes si aparecía alguna botella.

      Entonces no entendía lo que el humo puede molestar a los demás, ni nadie lo pensaba. Era otra época. Comprendí la molestia cuando ya no fumaba ¡y entonces el humo me molestaba a mí!. Ya entonces en el banco los departamentos funcionaban en open plan, pero había también despachos.

      En efecto, el open plan ha venido para quedarse, pero es cierto que el problema de las conversaciones de teléfono, voces altas y dificultad de concentración merecen mucha atención, seguramente con más pequeños espacios privados para algunas tareas. ¡Y la acústica debería estudiarse tanto como la de una sala de conciertos!

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  2. Hernando Gutierrez

    Marzo 16, 2017 at 11:00 am

    Un muy buen post, pero no se trata de dejar en el debate el tema de espacios diáfanos y ya está y poner entre medias a la productividad,todo esto hace parte de un gran cambio, el espacio tradicional pasa a ser open plan o como lo queramos llamar, pero la empresa deberá encargarse de ofrecer nuevos entornos que cubran todas las nuevas necesidades (salas de reuniones, de creatividad, informales, etc.) y además dotarlos de todos los servicios para que en el entorno correcto, las personas SI puedan ser productivas. La cultura y modos de trabajar de los jefes de antaño, deberá cambiar igualmente y adaptarnos a su vez e implantar modelos tecnológicos para facilitar talfin

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  3. Ignacio

    Marzo 19, 2017 at 9:08 am

    Buen artículo Jorge, suscribo lo que dice. Hay que incorporar las ventajas del open space y hay que mejorarlo.

    Un abrazo,
    Ignacio

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  4. Jose

    Marzo 20, 2017 at 8:15 am

    Interesante artículo.
    No todas las oficinas pueden y deben ser “open-spaces”, Del blanco al negro hay grises.
    El teletrabajo es una alternativa, hasta la fecha tambien ofrece dudas sobre eficiencia y productividad.
    Seguramente el buen uso de las tecnologias nos permitira encontrar el punto de equilibrio.
    Comparto totalmente: Y por favor, bajemos la voz. Y mastiquemos con la boca cerrada.

    Saludos y exitos,

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  5. Jorge Zanoletty Larrea

    Marzo 20, 2017 at 9:26 am

    Hoy me tropiezo con este artículo: “58% of high-performance employees say they need more quiet work spaces”, o sea que no vamos muy descaminados: http://bit.ly/2mjYMUj

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  6. Fco Javier Vazquez

    Marzo 20, 2017 at 7:49 pm

    El problema fundamental con el Open-Space ( u Oficina abierta u Ofician Colaborativa,..) es que su adopción, en muchos de los casos responde a dos motivos que quedan descritos en el artículo. Por un lado simples motivos económicos (si puedo meter a 4 donde antes tenia 1 o 2… $$$$$$) y por el otro moda y parecer una organización moderna, sin una reflexión en el modo de trabajar actual, o el que se quiere conseguir.

    Cada organización requerira un tipo de espacio distinto, adaptado a sus particularidades con distintos grados de “apertura” y/o privacidad, mayor o menor espacio de almacenaje, o mas o menos zonas de reunion, Por poner un ejemplo no son iguales las necesidades de una empresa tecnologica que de un despacho de abogados

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