04 May

Buscar oficina y no morir en el intento

Buscar oficina no es lo mismo que buscar vivienda, por la sencilla razón de que en una empresa confluyen muchos más intereses que en una unidad familiar. Las oficinas deben satisfacer las necesidades de muchas personas, que no tienen por qué tener las mismas motivaciones ni intereses. Empleados, empleadores, directivos, administrativos, comerciales, creativos, proveedores y clientes gravitan alrededor del centro de trabajo y éste ha de cumplir las expectativas de todos. Harto difícil.

Encontrar la oficina perfecta además adquiere especial relevancia en el contexto de hoy día, en el que el centro de trabajo se utiliza como herramienta de captación y retención de talento. ¿Cómo podemos entonces buscar oficina sin cometer errores de principiante?

Buscar oficina, ¿tan fácil como buscar vivienda?

1.- En primer lugar, realiza una auto-evaluación previa; ¿sabes exactamente la oficina que necesitas? ¿Qué tamaño ha de tener? ¿En qué parte de la ciudad vas a buscar oficina? ¿Tienes pensado alquilar o comprar? ¿Cuántos empleados sois en la empresa y cuánto espacio necesita cada uno? ¿Cómo acudirán los trabajadores hasta la oficina? ¿Usarán transporte público o privado?

Es de suma importancia plantearse estas cuestiones —y muchas otras— antes de buscar oficina, por la sencilla razón de que, sin dicho análisis previo, es imposible conocer las necesidades exactas de nuestra compañía.

2.- También es vital —casi diríamos que prioritario—, llevar a cabo una auditoría de espacios, y que ésta sea realizada por una empresa especializada en arquitectura corporativa, project management o diseño de interiores. Sólo de esta manera podemos saber cuánto espacio necesitamos exactamente, atendiendo a las particularidades de nuestra empresa, los departamentos que la componen y las diferentes relaciones entre ellos.

Por desgracia, es muy habitual que una empresa crea necesitar una oficina de un tamaño determinado para, una vez firmado el contrato de arrendamiento —o de compraventa, en el peor de los casos— correspondiente, caer en la cuenta de que el espacio alquilado es claramente insuficiente… con todavía tres años —por ejemplo— de contrato por delante.

3.-  Para buscar oficina no has de poner un pie en la calle sin antes haber realizado una búsqueda on-line exhaustiva. Del mismo modo que existen en internet buscadores residenciales, los hay también especializados en oficinas. Éstos son indispensables para que empieces a familiarizarte con los precios de mercado de tu ciudad, zona o barrio. Conocerás también si la oferta es abundante o si, por el contrario, hay poca disponibilidad.

4.- Uno de los principales errores que se cometen llegado el momento de buscar oficina es no buscar dentro del inmueble que se ocupa actualmente. Teniendo en cuenta que en muchas ocasiones los traslados se deben a motivos de precio o tamaño, ¿no tiene sentido preguntar al propietario o propietarios de las oficinas vecinas? Quizá haya dentro de nuestro edificio actual una oficina más acorde a nuestras necesidades. Puede que haya oficinas más baratas, más grandes o más pequeñas.

Una buena fuente de información es el conserje o guardia de seguridad del edificio; éste tiene relación con todos los inquilinos y propietarios y puede que sepa informarte.

5.- Desde el momento en el que hayas decidido buscar oficina, agudiza la vista e intenta estar atento a los carteles de “oficina disponible” que veas en la calle, en las fachadas de los edificios o en las entradas de las oficinas. Nunca sabes si las oficinas que se anuncian mediante un cartel estarán también anunciadas en internet, motivo por el que debes anotar todos los teléfonos que veas.

Una buena alternativa es realizar una fotografía con tu teléfono del cartel y del edificio en el que se encuentra; te será más fácil asociar los teléfonos con los edificios porque tendrás un recordatorio gráfico de los inmuebles. De todos modos, recomendamos que llames cuanto antes para informarte de las características de las oficinas que hayas visto.

Buscar oficina; ¿mejor con ayuda profesional?

6.- Una decisión que has de tomar para buscar oficina es si confiarás o no en un profesional de la intermediación inmobiliaria para que te asesore. Hacerlo te ahorrará mucho tiempo y te facilitará “la navegación”. Conocerás de primera mano cuáles son los precios y las tendencias del mercado de oficinas en el que estés operando.

Ahora bien, contratar a un experto puede suponer también un coste. Los trabajos de intermediación suelen llevar aparejados una comisión que, dependiendo del mercado, pagará el vendedor/arrendador o el comprador/arrendatario. Infórmate bien antes de estos detalles y valora la idoneidad de disponer de ayuda cualificada.

Y ahora…¡a buscar oficina!

 


3 Comments

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  1. Juan José Gómez

    mayo 5, 2016 at 10:00 am

    Buenos consejos y sobre todo el primero, antes de tomar cualquier paso, es muy importante tener claras nuestras necesidades.
    Como complemento a este artículo, comparto el ebook que acabamos de lanzar “Hoja de Ruta para un cambio o renovación de oficina”, que será de gran ayuda para los que se están planteando buscar un nuevo espacio de trabajo:
    http://recursos.lambdatres.com/guia-nueva-oficina

    Responder
    • WorldOfficeForum

      mayo 5, 2016 at 7:31 pm

      Gracias por la aportación Juan José. Por esta vez, te consentiremos la cuña publicitaria…

      Responder
      • Juan José

        mayo 24, 2016 at 4:51 pm

        Gracias 🙂

        No pretendía ser un spammer, entendí que al lector de este post le podía interesar mucho la guía ya que está realmente muy relacionada.

        Quizás podríamos hacer alguna colaboración entre nuestros blogs.

        ¡Un saludo!

        Responder

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